Ｑ１.株主総会資料の電子提供制度とは、何ですか？

株主総会資料の電子提供制度とは、株主様の個別の承諾を得ることなく、株主総会資料を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、株主様に当該ウェブサイトのアドレスを株主総会の招集通知に記載して通知した場合、株主様に対し株主総会資料を提供したものとする制度のことをいいます。本制度は、すべての上場会社において義務化されます。株主様は書面交付請求をされない限り株主総会資料は送付されませんので、株主総会資料の送付を希望される場合は、書面交付請求のお手続きが必要になります。
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株主総会資料とは、　「株主総会参考書類」、「事業報告」、「監査報告」、「計算書類」、「連結計算書類」を指します。

Ｑ２.株主総会資料の電子提供制度は、何を基にいつ決まったのですか？

2019年12月4日に成立した「会社法の一部を改正する法律」（令和元年法律第70号）によります。
改正内容の大部分は、既に2021年3月1日から施行されていますが、このたび、政令により「株主総会資料の電子提供制度の創設」に関する部分についての改正が2022年9月1日に施行され、2023年3月に開催される株主総会より適用となります。

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これにより上場会社及びこの制度を採用する未上場会社は原則、株主総会資料が書面として郵送されなくなります。
この改正の一部には、SDGsの観点でペーパレス化を促進する趣旨があります。

Ｑ３.書面交付請求とは何ですか？

インターネットの利用が難しい株主様に配慮して設けられた措置です。
電子提供制度においては、株主総会参考書類等の株主総会資料がインターネットを通じたウェブサイト上で提供されることとなりますので、株主様宛にこれらが書面として郵送されなくなります。
このため、インターネットのご利用が困難な株主様におかれましては、書面で交付を受けることができる制度が設けられています。この制度を書面交付請求といいます。
株主総会参考書類等について書面での送付をご希望の場合には、必ずご希望の会社の株主総会の議決権の基準日までに書面交付請求のお手続きをお願いいたします。

Ｑ４.書面交付請求の手続き方法は？

• （1）書面交付請求のお申込みをしてください。
  専用コールセンター（電子提供制度に関するお問合せ先）へご連絡いただくか、チャットボットに必要な情報を入力してください。
  以下内容をお伺いしますので、事前にお手元にご用意ください。
  • �@ご所有銘柄の株式の証券コード（4桁）および会社名
  • �Aご所有銘柄のご自身の株主番号（9桁）※
    ※株主番号は会社ごとに異なり、議決権行使書や配当金計算書、配当金領収証等に表示されています。
• （2）後日、書面交付請求書をお届出住所あてに送付いたします。
• （3）到着した書面交付請求書に日付をご記入、切手貼付のうえ、ご返送ください。
  
  • ・本店等の窓口での受付は行っておりませんので、ご了承ください。
  • ・書面交付請求書は、株主総会の基準日までに到着するようにお手続きを行ってください。
  • ・基準日を過ぎて到着した場合は、次回到来する基準日から適用されます。
• （4）手続き完了後、「書面交付請求手続き完了のご案内」を送付いたします。

【ご留意事項】

• ・書面交付請求書の送付先は、原則、届出住所宛てに郵送となります。
• ・書面交付請求書をご返送いただく際の郵送料は、株主様のご負担となります。

Ｑ５.書面交付請求の有効期限はありますか？

書面交付請求に有効期限はありません。一度請求された書面交付請求は、株主でなくなったり、撤回されない限り、その後のすべての株主総会に効力を有します。

ただし、法律上、書面交付請求手続きをいただいてから1年以上経過した株主様に対して、会社から異議申告をする制度が設けられています。すなわち、会社から株主様に対して書面の交付を終了する旨を通知し、株主様において書面交付の継続を希望される場合には催告期間中に異議を述べるべき旨を催告する制度です。そのため、会社から当該内容の通知を受ける場合があります。この場合、書面による交付を継続する場合は一定のお手続きをしていただく必要がございます。

Ｑ６.基準日とはいつですか？

基準日とは、会社ごとに異なりますが、定款に定められた株主総会の議決権の基準日となります。

例）3月31日を株主総会の議決権の基準日としている場合
→この場合、書面交付請求書の返送は、3月31日までに到着するよう提出していただく必要があります。

Ｑ７.書面交付請求手続きの期限は、いつまでですか？

書面交付請求手続きの期限は、直近株主総会の議決権の基準日までとなります。なお、書面の受付は、郵送のみとなっております。お手続きの都合上、原則直近株主総会の議決権の基準日に指定の返送先に必着となっております。ご投函の際は余裕を持ってご提出いただきますようお願いいたします。
直近株主総会の議決権の基準日後のお手続きとなった場合、その次の株主総会資料から書面での送付となります。
なお、複数銘柄をご所有の場合、銘柄毎に書面交付請求手続きが必要となりますので、ご注意ください。

例）3月31日決算期（株主総会の議決権の基準日）の会社の場合の一般的な例

Ｑ８.手続きに手数料はかかりますか？

お手続きに関する手数料は、かかりません。
書面交付請求書の受付は郵送のみとさせていただきます（ご提出の際の郵送料は株主様ご負担となります）。

また、証券会社にお申し出の場合は、直接、証券会社に手数料をお問合せください。

Ｑ９.複数銘柄保有している場合、書面交付請求手続き方法はどのようにしたらよいですか？

当社が株主名簿管理人の会社の場合は、送付された「はがき」に切手貼付のうえ、ご返送ください。はがきは会社ごとに会社名等を印字のうえ送付いたします。当社が株主名簿管理人である会社が複数ある場合には、はがきを封筒に入れてご返送いただいて問題ございません。
なお、お取引いただいている証券会社にお申出いただいてもお手続き可能です。

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