東京証券代行株式会社（以下、「当社」といいます。）は、当社の業務で取り扱う個人情報、個人番号および特定個人情報（以下、個人番号および特定個人情報を「特定個人情報等」といいます。）について、関係法令・ガイドライン等および個人情報保護方針(宣言)を遵守し、個人情報および特定個人情報等の適切な管理に万全の努力をいたします。
また、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるとともに、お客さまのご要望に応じて、当該必要かつ適切な措置の状況について説明いたします。
当社の業務で取り扱う個人情報および特定個人情報等については、以下のとおりです。
当社の名称および住所ならびに代表者の氏名については当社ホームページ（https://www.tosyodai.co.jp/corporate/access/index.html）において公開しています。
また、当社の安全管理措置については、別紙「東京証券代行の個人データに関する安全管理措置」をご覧ください。

所属・職名：管理本部本部長
連絡先：後記２. の窓口と同じ

当社の取り扱う個人情報・特定個人情報等に関するお問い合わせ、ご相談、苦情等につきましては、次の窓口で受け付けております。

〒101-0054　東京都千代田区神田錦町三丁目11番地
東京証券代行株式会社　管理本部
電話番号：03-3518-6772
受付時間：平日9:00〜17:00

当社は「個人情報の保護に関する法律」（平成15年5月30日法律第57号。以下、「個人情報保護法」といいます。）に基づき、個人情報を下記の利用目的の達成に必要な範囲に限定して利用いたします。
（１）委託を受けた証券代行業務等（株主名簿管理及びその他の株式事務に関する業務）について、委託契約の内容等に従い受託業務を遂行するため
（２）当社業務における、お取引先との諸連絡、ご契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
（３）当社業務において、お取引先とのお取引・ご契約を適切かつ円滑に履行するため
（４）当社役員・社員等の人事管理、雇用管理、諸連絡等のため
（５）採用応募者の採用選考、諸連絡等のため

当社は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年5月31日法律第27号。以下、「マイナンバー法」といいます。）等に基づき、特定個人情報等を下記の利用目的の範囲内においてのみ利用いたします（マイナンバー法で認められている利用目的以外では利用いたしません）。
（１）証券代行業務等に関する法定書類作成事務の遂行のため
（２）報酬・料金等に関する法定書類作成事務の遂行のため
（３）当社役員・社員に関する法定書類作成事務の遂行のため

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを委託しています。
委託にあたっては、個人情報を当社に準じて厳正に取り扱うよう委託先と契約を締結し、適切な安全管理措置を確保するとともに、委託先（再委託先以降を含む）に対する必要かつ適切な監督を行います。

当社は、取得した個人情報を個人情報保護法および日本工業規格JISQ15001（個人情報保護マネジメントシステム−要求事項）で定める場合を除き、ご本人の同意なしに第三者へ提供することはいたしません。なお、特定個人情報等につきましては、マイナンバー法で定める場合を除き、ご本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供いたしません。

当社は、機微（センシティブ）情報（金融分野における個人情報保護に関するガイドラインで定める情報を指します。）につきましては、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意を得た場合等同ガイドラインに掲げる場合を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません。

当社はご本人またはその代理人からの、保有個人データおよび第三者提供記録に関する開示等のご請求につきましては、ご本人であることを確認した上で遅滞なく対応いたします。なお、法令等に違反する場合、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、保有個人データに該当しない場合等、開示等のご請求にお応えできない場合があります。
開示等のご請求の手続きに関しましては、前記２．の窓口までご連絡ください。

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。

日本証券業協会（個人情報相談室）
苦情・相談窓口：電話03-3667-8427

当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令等の遵守」「適正取得」「利用目的の公表および利用目的の範囲内での利用」「委託先の適切な監督」「第三者への提供の原則禁止」「お客様からのお問い合わせ等への迅速かつ的確な対応」「安全管理措置」「継続的な改善」等について、プライバシーポリシーとして「個人情報保護方針(宣言)」および「個人情報のお取扱いについて」を策定のうえ、公表しています。

当社は、個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を適切に管理、記録するために「個人情報台帳」を整備するとともに、責任者・担当者の役割・責任の明示、各段階における適切な取扱方法・手続き等について、個人データの取扱いを含む情報管理に関する社内規程類を整備しています。

・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う社員および当該社員が取扱う個人データの範囲を明確化し、漏えい等の事態、関連法令・社内規程類に違反している事態またはその兆候を把握した場合の管理部署等への報告体制を整備しています。
・個人データの適正な取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。

・個人データの適正な取扱いに関する関連法令・社内規程類の遵守について、全社員に定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項および違反時の懲戒事由を就業基本規程に規定するとともに、個人データの厳格な取扱いについて、定期的に全社員から「誓約書」の提出を受けています。

・個人データを取扱う区域において、社員の入退室管理及び持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
・個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

・個人データを取扱う社員および当該社員が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定する等、適切なアクセス制御を実施しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切な運用を実施しています。

・海外において個人データを取扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握し、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じたうえで取扱います。